La version MindMaple pour iPhone est-elle complète ?  Pouvez-vous réellement intégrer tous les éléments comme dans la version Windows ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier et les résultats sont plutôt positifs.

Cela fait deux semaines que je teste la version MindMaple pour Windows et je dois dire que je suis plus que séduit.  J’entame cette semaine ma première formation en entreprise avec ce nouveau-venu des logiciels de mindmapping.  Un nouveau-venu qui pourrait bien devenir un des nouveaux standards tant il propose de fonctionnalités intéressantes sans pour autant verser dans le côté usine à gaz que l’on reproche de plus en plus aux standards actuels.

J’ai également voulu tester la version iPhone.  Dans un article précédent sur Mindmaple multiplateforme, collaboratif et gratuit, je vous parlais d’une carte que j’avais commencée avec mon iPhone et que j’avais terminée sur mon PC.

Aujourd’hui, j’ai voulu sonder davantage cette version pour smartphone et voir quelles étaient ses limites.  Des échanges via Twitter avec certains utilisateurs laissaient entrendre qu’on "ne peut pas tout faire avec la version pour iPhone ou iPad".

J’ai donc réalisé la carte que voici, intégralement avec l’iPhone.

Test de l’application MindMaple iPhone

J’ai donc pu vérifier qu’il est possible de créer une carte complète avec la version pour smartphone.   J’ai pu changer le thème de la carte.   J’ai pu modifier la couleur et l’épaisseur des branches, des sujets, du texte.  J’ai pu ajouter une limite ou une relation sans problème.  J’ai pu intégrer des fonctions de gestion des tâches, en y ajoutant des ressources, exactement comme dans la version Windows.

J’ai intégré deux notes de texte dans ma carte mentale MindMaple ainsi qu’un hyper-lien que j’ai testé et qui fonctionne.

Une fonctionnalité qui tire profit du potentiel  photo des smartphones !

J’ai également inséré dans ma mindmap des images en provenance de la collection de cliparts (plus riche d’ailleurs que dans la version windows) ou des icones.  J’ai pu intégrer des photos en provenance d’un fichier photos sauvegardé sur l’iPhone, mais surtout – très bonne surprise ! – des photos que j’ai prises immédiatement avec mon smartphone !

Vous cliquez sur l’icone "Image" dans le menu de droite et le menu suivant vous propose le choix entre les icones, les cliparts, les images de la bibliothèque et une icone qui représente un appareil photo.  En cliquant sur cette dernière, vous ouvrez votre appareil photo intégré, vous prenez un cliché.  Vous avez ensuite le choix de conserver cette photo dans la banque d’images de MindMaple ou de la rejeter.

Si vous choisissez de la conserver, vous pouvez l’inclure directement dans un sujet de votre carte mentale.  Cela signifie que lorsque vous mindmappez sur un événement, vous pouvez intégrer directement des photos issues de cet évènement lui-même.  Cela peut être le conférencier pendant une conférence, des clichés d’une voiture particulière au salon de l’auto, des modèles lors d’un défilé de mode, etc.  Vous devinez sans peine le parti qu’on peut tirer d’une telle fonction !

Certaines fonctions très spécifiques sont absentes

Par contre, certaines fonctions ne sont pas présentes dans la version iPhone : comme le retour à la taille d’origine de l’image ou les cadres autour des images que l’on peut redimensionner et colorer dans la version Windows.   Les retouches photo comme le changement de couleurs d’une image ne sont pas présentes non plus.

Mais il est possible d’utiliser les onglets et de créer plusieurs cartes au sein d’un même classeur.   Cela permet aussi de gérer des projets comportant des cartes secondaires à partir de votre iPhone.

La carte peut-être envoyée vers votre Dropbox, votre compte Google Drive, votre email ou en tant que photo dans le répertoire Photos de votre iPhone.  Pour ma part, j’ai choisi de l’envoyer vers un répertoire.  C’est de là que je l’ai récupérée et que je l’ai transformée en image pour cet article.  Je l’ai également transférée vers Google Drive et vers le répertoire Photos de mon iPhone.  Tout fonctionne !

En résumé, même si certaines fonctions très spécifiques – de traitement d’image, par exemple – ne figurent pas sur la version MindMaple pour iPhone, elle-ci constitue néanmoins une excellente application de mindmapping sur votre smartphone préféré.   A quand une version Android ?

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Le 21 mars dernier, Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde, organisait son premier événement en France : Biggerplate Unplugged Paris.

Une réunion de professionnels et de passionnés de cartes mentales qui a rassemblé 66 personnes enthousiastes.

Si vous êtes un(e) habitué(e) de ce blog, vous connaissez forcément Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde.  J’y place souvent mes cartes mentales que vous pouvez télécharger gratuitement sur ma page personnelle Biggerplate ou depuis la groupe Mindmaps francophones que j’y ai créé.

Une communauté mondiale de mindmappeurs

Cette communauté rassemble aujourd’hui plus de 46.500 membres à travers le monde.  Des membres qui, jusqu’ici, correspondaient surtout via Internet et la plateforme Biggerplate.

Avec Biggerplate Unplugged, la startup londonienne veut aller plus loin : rassembler lors d’événements de qualité professionnelle des utilisateurs chevronnés du mindmapping.  Et surtout, créer des liens, ébaucher des collaborations, élaborer une vision commune de la discipline.  Tout cela pour qu’elle soit mieux acceptée et intégrée tant dans l’entreprise qu’en milieu scolaire.  C’est ce que Liam Hughes, fondateur de Biggerplate, rappelait dans sa présentation, accompagné de Frédéric Vève (cliquez sur l’image pour lancer la vidéo).

Liam Hughes et Frédéric Vève

L’édition parisienne rassemblait 66 personnes enthousiastes venu de toutes les régions de l’Hexagone, depuis Lilles jusqu’à Marseille mais aussi de Belgique ou des Pays-Bas.

Objectif atteint

Et l’objectif est atteint puisque lors des pauses et de la réunion informelle qui a suivi l’événement en lui-même, des projets de collaboration se sont mis en place.  Et de réels échanges se créent.  Exemple : la semaine dernière, j’ai effectué un test avec Pascal Bernardon de Human Connect.  Nous avons collaboré sur la même carte mentale MindMaple avec Google Drive tout en échangeant nos impressions sur Skype.  Et pourtant, plus de 1.000 kilomètres nous séparent.

Ce sont ces nouveaux outils collaboratifs, mais surtout la philosophie qui les sous-tend que Biggerplate veut défendre et promouvoir.

Une initiative que vous pouvez vous aussi rejoindre : en devenant membre de Biggerplate – c’est gratuit – en postant vos cartes sur le site, en commentant et en téléchargeant celles des autres.  Vous ferez vivre la discipline foisonnante qu’est le mindmapping.  Et vous rencontrerez vous aussi des gens passionnants !

Visionnez l’ensemble des vidéos de Biggerplate Unplugged Paris et Londres.

Classé dans:Evénement, Mind Mapping, Outils Tagged: événement, biggerplate, Biggerplate Unplugged, cartes mentales, communauté, France, francophone, Frédéric Vève, Liam Hughes, mindmappeurs, mindmapping, objectif, Paris, Pascal Bernardon, rassembler, vidéo, Youtube

Cela faisait deux semaines que je voyais passer sur Scoop it, sur Twitter ou d’autres réseaux sociaux le nom MindMup.

J’ai voulu en savoir plus sur cette application gratuite et open source de mindmapping en ligne.

Voici les résultats de mon test.

Depuis environ deux semaines, il ne se passe pas un jour sans que je voie apparaître quelque part le nom d’une nouvelle application gratuite de mindmapping : MindMup.  Une application open source et "sans friction" si on en croit le slogan de la marque.

Et une application proposée dans les applications Google Drive.   Cela tombe bien, je suis en train de tester toute une série d’outils en ligne et surtout qui permettent de collaborer à partir de Google Drive.

Et c’est sans doute le point le plus positif de cette application en ligne de mindmapping : elle fonctionne de façon très fluide avec Google Drive.   Les fichiers s’ouvrent et s’enregistrent sans problèmes, en une fraction de seconde.

Une liaison fluide avec Google Drive

J’ai donc réalisé une carte mentale avec MindMup en évaluant ses fonctionnalités.  Et je dois dire que je n’ai pas été très enthousiasmé.  A part la liaison fluide avec Google Drive, je n’ai pas trouvé grand chose de très positif.  Pour moi, une fois de plus, il s’agit d’un exemple de ce que Tony Buzan appelle le "proto-mindmapping".  Il n’est pas possible, par exemple, d’intégrer des images, des relations ou des limites (appelées nuages dans certains logiciels de mindmapping) dans votre carte. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte mentale réalisée avec MindMup

MindMup permet de créer des cartes mentales très rudimentaires en ligne, gratuitement et sans aucune inscription.  Il est également open source ce qui permet de s’approprier le code et de le transformer en une nouvelle application.

Du mindmapping orienté texte

La création des cartes mentales est très intuitive : pour créer un sujet de même niveau, il suffit de taper Enter et pour un niveau en-dessous, de taper sur la touche Tab.

Pour insérer un lien dans un sujet, il suffit d’y copier le lien : lorsque le lien est sauvegardé, une icone en forme de deux maillons de chaîne apparaît à la droite du sujet.  Une icone peu discrète, d’ailleurs…

MindMup permet d’intégrer des "attachements" à vos sujets.  En fait, pour l’instant, on ne peut attacher que des notes à l’aide d’un éditeur.

Celui-ci permet pas mal de transformations du texte, comme l’atteste l’image suivante, ainsi que l’insertion d’images et d’hyperliens. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Editeur de note de MindMup

Si on ne peut modifier les branches, on peut toutefois changer celle des sujets.  Soit en utilisant le menu, soit par un raccourci-clavier un peu bizarre : Shift-barre d’espace et ensuite écrire le nom de la couleur.  C’est très vite lassant…

Par contre, comme je l’ai déjà dit, la connexion avec Google Drive est très fluide et les cartes sauvegardées sur votre compte s’affichent très rapidement sous forme de ces petits personnages amusants mi-cartes mentales, mi-pieuvres sympathiques…

Icones MindMup dans Google Drive

Fonctions d’exportation de MindMup

J’ai voulu tester aussi les fonctions d’exportation de MindMup.

D’après les concepteurs, on peut exporter les cartes MindMup vers Freemind, vers du texte au format txt, vers de l’HTML et vers une image de type PNG.

J’ai donc testé les différentes possibilités.

Pour l’image, c’est vraiment décevant.   MindMup vous propose une image réduite et toute en gris de votre carte.  Vous devez effectuer un clic droit sur cette image et choisir de sauvegarder l’image sur votre disque dur.  Ce que j’ai fait.  Et voici ce que ça donne :

Image PNG de ma carte MindMup

J’ai ensuite tenté l’exportation vers FreeMind.  J’ai donc exporté ma première carte MindMup vers le format FreeMind.  J’ai ouvert ma carte avec XMind puisque dans ma version du logiciel, je peux ouvrir directement toutes les cartes provenant de ce format.  Et voici le résultat :

Essai d’exportation vers FreeMind

Toutes les branches et les sujets sont présents.  Mais ils sont complètement inversés par rapport à l’original ! L’hyperlien intégré dans le sujet Insertion – Lien ?  est toujours là, mais sous forme de contenu non-actionnable.  Quand à ma longue note écrite avec l’éditeur de texte de MindMup, elle a purement et simplement disparu.

L’exportation vers le format TXT est plus convaincante : le texte est présent – sauf celui de l’éditeur, dommage ! – et suit la structure de la carte.  Le voici dans le bloc-note de Windows :

Ma carte MindMup exportée au format TXT

Il me restait à tester les fonctions d’importation depuis Freemind.  Ce que j’ai fait à partir d’une carte XMind que j’ai convertie en carte Freemind et que j’ai exportée vers MindMup.

Voici la carte originale :

Fichier Freemind à importer dans MindMup

Et voici à présent le résultat de l’importation de ma carte Freemind dans MindMup :

Carte mentale Freemind importée dans MindMup

Tout y est, et cette fois, dans le bon ordre : mais je n’ai pas mis de difficultés comme des hyperliens ou des attachements.

Les branches sont fluides, et la carte plutôt élégante dans sa structure.

En conclusion

pour moi, MindMup n’est encore qu’un logiciel de "protomindmapping" et non pas de mindmapping proprement dit.  Ses limites sont encore trop importantes, notamment au niveau des images, des attachements de documents, de l’intégration de relations, de limites, etc.

Ses importations-exportations sont limitées à la structure et au sujet, mais les éléments intégrés dans la carte sont perdus lors des transferts.  Son export vers le format image PNG en gris est particulièrement décevant.

Ses avantages sont surtout la gratuité, le fait de pouvoir dessiner une carte sans inscription.

En trois semaines, l’application aurait rassemblé quelque 35.000 inscriptions.  Et mobilisé un embryon de communauté, appelé à voter pour inclure de nouvelles fonctionnalités dans MindMup.  Il y a donc à parier que cette application gratuite évoluera très rapidement.  Affaire à suivre donc…

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Dans la série de tests d’outils de mindmapping que je suis en train de conduire, j’ai essayé MindMeister.

Et j’ai été agréablement surpris : voici un logiciel vraiment multiplateforme, collaboratif en temps réel, qui intègre bon nombre de fonctionnalités intéressantes.

Jusque-là, je ne m’étais jamais beaucoup intéressé au logiciel de mindmapping MindMeister.  Son graphisme aux branches un peu squelettique ne me séduisait pas vraiment.  Et puis, j’ai vu ce que d’autres parvenaient à en tirer.  Et, lors de l’événement Biggerplate Unplugged de Paris, je dois reconnaître que j’ai été impressionné par la performance de Sir Thomas Thornton, le représentant de MindMeister.

Ce qui m’a frappé dans son discours, outre le fait qu’on puisse utiliser MindMeister en mode collaboratif en temps réel, c’est ceci :

 (Je cite de mémoire).  Voilà un discours qui me plaît bien et qui plaît aussi à mes clients, pour l’essentiel des PME ou des associations qui n’ont pas besoin de fonctionnalités chères et superflues.  Mais qui veulent un produit fiable et efficace, à la fois complet et simple à prendre en main.

MindMeister répond-t-il à ces critères ?  C’est ce que j’ai voulu vérifier.

Un contenu largement paramétrable

J’ai donc testé le produit et je vous ai livré mes impressions sur cette carte (double-cliquez sur la carte pour l’agrandir au maximum).

Carte réalisée avec Mindmeister

D’abord, j’ai découvert que, contrairement à ce que je pensais, vous pouvez modifier les branches et les sujets à volonté : taille, couleur, forme, texte, etc.

MindMeister possède aussi sa propre banque d’images et d’icones, mais vous permet aussi d’en chercher d’autres sur Internet et d’utiliser les vôtres.  Mieux, il ajoute vos images à sa bibliothèque, vous permettant de les réutiliser plus rapidement une prochaine fois.

Menu MindMeister

J’ai particulièrement apprécié l’ergonomie : tout est à portée de main : les commandes essentielles sont regroupées dans un menu en haut à droite de votre écran.

Elles vous permettent d’intervenir sur le format du texte, sa couleur, la forme des sujets, leur couleur.   La forme, la couleur et l’épaisseur des limites.

Vous pouvez aussi insérer des icones et des images via ce menu.

Et surtout, vous pouvez intégrer des notes – l’éditeur peut être réduit comme sur l’image pour une note simple, ou agrandi en cliquant sur le lien "avancé…" en bas à droite.   Dans ce cas, la case s’agrandit en une fenêtre qui comporte des outils d’édition : tailles et polices de caractères, couleurs, insertion d’images, copier/coller, etc.

L’onglet "Liens" permet d’intégrer des hyperliens dans vos sujets.  Ces liens peuvent renvoyer vers des sites Web – Mindmeister vous suggère même des sites traitant du sujet ! – vers un autre sujet de la même carte ou d’une carte mentale présente dans votre liste personnelle.  Ou encore, vers une adresse e-mail.

La commande "Fichiers" sert à intégrer des fichiers de différents formats dans votre sujet : Word, Excel, etc.  Vous pouvez choisir de les sélectionner depuis votre disque dur, mais aussi depuis Dropbox, Google Drive ou Evernote.  Vous pouvez aussi glisser-déposer un document dans l’encadré : MindMeister se charge du reste !

Gestion de projet : rappels par email et liaison avec votre agenda !

Le dernier onglet de la série "Tâches" concerne la gestion du temps et de projets.  J’ai particulièrement apprécié cette partie du logiciel.  Car non seulement MindMeister vous permet d’intégrer l’heure de début et de fin, la durée de l’action, la personne responsable, etc.  Mais surtout, vous pouvez demander à recevoir un email de rappel d’une tâche ou lier cette carte à votre calendrier Google Agenda ou iCal sur Apple !

De quoi ne plus rien oublier !

Je suis curieux de tester la méthode Getting Things Done sur une carte MindMeister !

Autre caractéristique intéressante de MindMeister : il est multiplateforme.  C’est un logiciel en ligne qui permet de travailler depuis un PC, un ordinateur Mac, un iPhone ou un iPad ou encore une tablette Androïd.   Je n’ai pas encore testé l’application iPhone, mais je compte le faire dans les tout prochains jours et je vous tiendrai au courant !

La communication avec Google Drive est très fluide, tout comme celle de MindMup dont je vous rendais compte hier.  Je n’ai pas encore vraiment testé la collaboration en ligne non plus.  Ce sera également le sujet d’un prochain post.

Présentation et révisions

Par contre, j’ai pu tester le module de présentation et j’ai été bluffé : le système fonctionne à partir de sélection des sujets qui sont "convertis" en slides.  La transition entre ces slides se fait par déplacements, par zooms ou par floutage.  C’est très fluide, on ne perd pas la vision d’ensemble de la carte.  Cela rappelle assez le module de présentation de Novamind.

Le logiciel comprend aussi un outil de révision qui permet à tout moment de revoir toutes les étapes de construction de la carte mentale : celle-ci peut être visionnée comme une présentation avec les différentes phases qui s’affichent à la vitesse voulue.  C’est une fonctionnalité très intéressante quand on travaille à plusieurs sur une même carte à des moments différents (collaboration asynchrone).

Importations et exportations de et vers de nombreux formats

MindMeister permet également de nombreuses importations et exportations.  Il importe du fichier texte, des cartes mentales XMind, MindManager ou FreeMind.

J’ai effectué un test avec la carte XMind suivante : une mindmap sur les objectifs Smaart que j’avais réalisée en début d’année 2012 (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir) :

Carte XMind sur les objectifs Smaart

Et voici ce que ça donne après importation dans le logiciel de mindmapping MindMeister.

La couleur des branche a disparu, mais toutes les images sont présentes, ainsi que la relation entre les deux sujets "durée".  Le sujet flottant avec mon nom et le logo Lingua Franca Academy est toujours à sa place.  La limite entre Adéquation et les sujets qui en dépendent est toujours présente.

Carte importée dans MindMeister

Dans une autre carte que j’ai importée depuis FreeMind, les hyperliens avaient également été conservés.  Je n’ai pas encore tenté d’importer du texte ou une carte contenant des informations de tâches.

MindMeister exporte aussi vers divers formats.  Selon l’option de prix que vous aurez choisie – gratuite, personal, pro ou business – le nombre de formats varie.

Pour la version la plus complète, il est possible d’exporter vers Word, PowerPoint, du texte RTF, PDF, XMind, FreeMind, MindJet, images PNG et JPEG,  documents en mode plan…

En conclusion

Comme je le disais en introduction, j’ai été agréalement surpris par la dernière version de MindMeister.  Même si je déplore le graphisme un peu basique des branches, le reste du logiciel m’a convaincu.  Un logiciel de mindmapping très complet, permettant d’intégrer de nombreux formats, d’échanger avec de nombreux logiciels, de gérer des projets en lien avec un agenda Google ou iCal, etc.  Et un logiciel collaboratif pour un prix raisonnable puisque les prix vont du gratuit pour la formule basique à 14.95 euros par mois pour la version business.   Le paiement annuel permet une réduction de 17 % sur le prix mensuel.

MindMeister est donc un logiciel de mindmapping très complet, convivial et à l’excellent rapport qualité-prix.  Il n’y a que les ânes qui ne changent pas d’avis…  Un logiciel que je continuerai donc à tester.  Et je vous tiens au courant, bien entendu.

Et vous ?  Avez-vous une expérience MindMeister ?

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Apprendre A Apprendre s’installe à Verviers !

Une journée pour apprendre autrement : un atelier qui combine cartes mentales, cartes conceptuelles, utilisation des flashcards et techniques de mémorisation.

Apprendre, cela s’apprend !

C’est ce que nous allons faire tout au long de la journée du samedi 27 avril au Château de Séroule à Verviers, de 9 à 17 heures.  Un atelier réservé aux adolescents de 13 à 18 ans, étudiants de l’enseignement secondaire.

Apprendre avec le mindmapping

Vous allez apprendre :

• à résumer un texte à l’aide du mindmapping :
  • identifier les idées principales
  • distinguer ce qui est important et ce qui est secondaire
  • établir des liens entre les parties du texte
  • repérer les détails importants, les pivots autour desquels le texte s’articule
• à poser les bonnes questions
  • avec la méthode CQQCOQP
  • à préparer celles du professeur pour l’examen

Questions CQQCOQP avec le mindmapping

• à comprendre et illustrer les relations entre les concepts
  • à l’aide d’une carte conceptuelle
  • à visualiser qui sont les acteurs d’un texte, les circonstances d’un récit, etc.
• à dessiner une ligne du temps
  • pour voir la sucession des étapes d’un texte
  • pour préparer votre projet d’études

Ligne du temps

• à mémoriser à l’aide des flashcards
  • du vocabulaire français ou langue étrangère
  • des formules de mathématique
  • des formules de chimie
• à mémoriser avec la technique des lieux
  • des listes de noms (capitales, personnages historiques, etc.)
  • des choses que vous devez mémoriser très rapidement

Une journée pour apprendre autrement.  Non pas en relisant et en recopiant inlassablement les mêmes résumés.  Mais en variant les techniques et les outils d’apprentissage.  En comprenant d’abord la matière.  En créant du lien entre les différentes matières et les différentes parties du cours.  En mémorisant à long terme.   Pas seulement pour les prochains examens, mais pour construire mon propre savoir, pour apprendre à apprendre.  Pour devenir autonome dans mes études.

Une journée d’apprentissage basée sur notre méthode Comment étudier efficacement en 5 étapes.  Et trois mois d’accompagnement gratuit sur Internet avec plateforme d’apprentissage à distance Moodle.

Informations pratiques :

Le samedi 27 avril de 9 à 17 heures

au Château de Séroule

Rue de Franchimont 1 à 4802 Verviers

Formation réservée aux étudiants de l’enseignement secondaire, de 13 à 18 ans.

Inscription : 100 € pour la journée, sandwich et boisson comprise

Tarif dégressif pour plusieurs enfants d’une même famille

Tout le matériel est fourni sur place par le formateur

Apportez votre ordinateur portable et votre envie d’apprendre !

Plus d’information sur la page Atelier Apprendre A Apprendre de notre site.

Cartes mentales et flashcards sont d’excellents outils pour étudier.   Mais comment passer de l’une à l’autre sans perdre trop de temps ?

Bruno Martin y a apporté une réponse élégante : une application qui convertit les mindmaps XMind en flashcard Anki en quelques clics.

J’ai déjà parlé longuement dans mes articles précédents de l’usage des cartes mentales pour étudier.  J’ai également présenté les flashcards et un logiciel de création – Studyblue - dans des articles précédents.  Les flashcards sont ces fiches  qui vous permettent de mémoriser des tas de choses : formules de mathématiques, mots de vocabulaire, formules chimiques, etc.  La question figure sur une face, la réponse sur l’autre, et les meilleurs flashcards sont celles qui contiennent aussi une image.

Aujourd’hui, je veux vous parler d’une application qui permet de créer le lien entre les deux : qui vous permet de convertir des éléments d’une mindmap  XMind en un jeu de flashcards Anki.  Et donc de gagner un temps précieux !

C’est mon ami Bruno Martin, doctorant et membre du groupe Hack your PhD qui a créé cette application.  Les cartes mentales sont excellentes pour comprendre et analyser un sujet, pour en dégager la structure et pour une première mémorisation.  Les flashcards sont idéales pour étudier en fonction de la théorie des répétitions espacées : vous mémorisez plus facilement et plus rapidement des mots de vocabulaire, des faits, des dates, des formules de mathématique, etc.  Mais le tout sans structure : vous étudiez des éléments séparés, sans lien entre eux.

L’application de Bruno vous permet de cumuler les avantages des deux méthodes : compréhension, structuration et création des liens par la carte mentale.  Mémorisation efficace et rapide des éléments constitutifs du cours par les flashcards.

C’est exactement ce que je donne comme exercices aux participants de mes ateliers Apprendre A Apprendre.

Comment passer de la mindmap au jeu de flashcards

J’ai fait l’essai avec une carte sur les Présidents de la Ve République. Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis Biggerplate (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Carte XMind : les Présidents de la Ve République

J’ai ensuite téléchargé l’application XMind2Anki.   Vous pouvez aussi télécharger le programme depuis le site de SoftPedia, mais sans le tutoriel…  L’application est téléchargée sous forme de fichier rar.  Vous devez donc décompresser le tout et cliquer sur le fichier XMind2Anki.exe pour le lancer sous Windows ou le fichier jar si vous êtes sous Mac ou Linux.  XMind2Anki fonctionne avec les trois standards.

Lorsque le fichier s’ouvre, la fenêtre suivante s’affiche :

Menu principal XMind2Anki

Cliquez d’abord sur le bouton en haut à gauche avec le fichier rouge : entrez dans le cadre rouge en face de "input file (.xmind)" le nom du fichier XMind à convertir – ma carte mentale avec les présidents.

Choisissez ensuite le nom et l’emplacement de votre fichier Anki dans le champ en face de ".anki location".

Et choisissez un nom de fichier XMind pour "output file (.xmind)".

Des sujets de la carte aux questions-réponses de la flashcard

L’application vous permet d’ajouter des options et des filtres, mais pour cet article, nous nous limiterons à une exportation très simple.

Je veux que le sujet principal de ma mindmap devienne le nom de ma flashcard – Premier, Deuxième, Troisième, etc. – et les sous-sujets deviendront des réponse à la question : qui était le premier président, etc.

Avec ce que nous avons entré dans la mindmap XMind et dans XMind2Anki, c’est suffisant.  Cliquez maintenant sur le bouton avec la flèche verte.

Conversion de la carte mentale en flashcards

L’étape suivante est la conversion, qui prend un temps relatif à l’importance de votre fichier : ici, j’ai huit sujets principaux, donc la conversion prend quelques secondes.

Si je regarde maintenant  ma carte mentale XMind, je m’aperçois que le sujet central comporte à présent un hyperlien en forme de logo Anki.

Hyperlien Anki dans ma mindmap XMind

Il me suffit de cliquer dessus pour ouvrir mon nouveau jeu de flashcards Anki.

Voici un exemple des huit flashcards Anki générées par XMind2Anki  : la quatrième carte.  En titre – pour la question – Quatrième.  Et la photo, le nom du président, ses dates de naissance et de décès, les dates de début et de fin de mandat, et le parti auquel il appartenait.

Les sujets principaux sont devenus l’en-tête de mes flashcards et les sous-sujets, les éléments de réponse, rangés dans une liste à puces :

Quatrième flashcard Anki

Il ne me reste plus qu’à étudier les éléments de chaque flashcard selon les principes d’Anki : ceux de la répétition espacée.

Profitez des avantages des deux méthodes

Combinez ces exercices de mémorisation avec la construction de cartes mentales, de cartes conceptuelles, de jeux sérieux, de scénarisation, etc.  Expliquez la matière à quelqu’un d’autre.  Bref : ne vous contentez jamais d’une seule technique ou  d’un seul outil.  Variez au maximum les techniques et les outils pour chaque matière.  De cette manière, vous apprenez de manière profonde, à très long terme.

Je reviendrai dans d’autres articles sur ces applications : XMind, Anki et XMind2Anki.   Car elles offrent des options et des filtres très intéressants pour les étudiants tant du niveau secondaire qu’universitaire.  Et même pour l’école primaire, après tout.

Vous pouvez vous aussi apprendre ces techniques lors de mes ateliers Apprendre A Apprendre.

Et vous ?  Quelles techniques ou logiciels utilisez-vous pour ces techniques ?

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Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point ce logiciel pouvait s’adapter à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et "un jour peut-être" est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire "Références" pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu "Tâches" dans le menu "Propriétés" affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de "non-démarré" à "achevé" en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

"Echéance" est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu "Tâches" affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau "sens interdit" en bas à gauche du menu "Tâches".

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option "Avancé" du menu "Tâches" comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ "Ressources" dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire "Agenda"

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte "Proposition Lxb" est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

"Travail forcé" est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet "Lire articles" vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet "Relire notes" est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet "Supports" au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu "Mes Cartes", en cliquant sur la commande "Tâches".  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange "overdue" et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet "Entreprise X", j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action "Relire notes" dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche "Planning", j’ai créé une "carte secondaire" ou "carte fille".  Vous pouvez voir sur le sous-sujet "Entreprise X", à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur "Outils".  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur "Créer comme map…".

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : "Créer comme map".

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

• Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet "Planning" !
• Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
• Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale "projet" dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet "Entreprise X" du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet "Entreprise X" est "Proposition".  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet "Proposition".  Mais il ne figure pas dans le sujet "Agenda" de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les "tâches" qui ont une date limite.  "Proposition" est un ensemble de tâches, donc un "projet" au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant "Supports-communication", j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Xavier Delengaigne et Luis Garcia signent un petit livre-ressource qui devrait figurer en bonne place dans la bibliothèque de chacun d’entre nous.

Couverture

Les livres qui tiennent plus que la promesse de leur titre sont rarissimes.  "Organisez votre temps avec le Mind Mapping", de Xavier Delengaigne et Luis Garcia, constitue une heureuse exception à cette règle.

Car ce petit livre – petit par le nombre de pages uniquement – contient bien plus qu’une méthode de gestion du temps.  Je m’attendais à y trouver une méthode du type GTD ou Getting Things Done – elle y figure bien – mais j’y ai découvert bien plus.

D’abord, en expert de la carte mentale, Xavier Delengaigne nous rappelle l’historique de la pensée visuelle et du mindmapping.  Ils nous en détaille ensuite les principes et les utilisations possibles.

Et puis, il nous emmène, avec son complice Luis Garcia, dont les cartes sont un vrai régal visuel, dans une véritable galerie de méthodes, astuces, conseils pour gagner en productivité dans pratiquement tous les domaines.

Mais toujours sans blabla ou théorie inutile : toujours avec un objectif pratique.

Une collection d’outils hyper-pratiques

Personnellement, j’ai adoré la carte cockpit, poste de pilotage de vos actions qui vous offre une vue d’ensemble – macroscopique – de vos activités.

J’ai beaucoup aimé, aussi l’explication limpide de la méthode GTD : l’explication la plus simple et la plus claire que j’ai lue à ce jour !

Avec le kanban personnel – méthode d’organisation inspirée de l’industrie japonaise – et les cartes conceptuelles, on sort du mindmapping pur et dur pour aborder d’autres techniques : ce décloisonnement me plaît bien aussi.  Trop d’auteurs s’enferment dans une spécialité et la défendent comme une chapelle.  Alors que nous avons tous à apprendre des disciplines voisines !

Ce livre est donc une boîte à outils, une panoplie dans laquelle chacun peut puiser ce qui lui convient.  Et je doute que vous ne trouviez pas au moins une technique ou un instrument qui ne vous aide dans votre vie personnelle ou professionnelle.

J’ai beaucoup aimé aussi le recours à des témoins, qui en deux ou trois pages, vous expliquent leur parcours, leur conception de la pensée visuelle ou de la gestion de projet : c’est stimulant de s’inspirer de la vision des autres.

Parfois, les cartes illustrées dans l’ouvrage sont un peu petites, format oblige, par contre le cahier couleur à l’intérieur est un vrai bonheur pour les amateurs de cartes mentales !

Enfin, comme dans toute cette collection, chaque fin de chapitre permet de prendre ses propres notes, sous format linéaire ou sous forme de mindmap.

Bref, vous l’aurez compris, un ouvrage qui m’a vraiment séduit et qui fait partie désormais de mes incontournables.

Organisez vos idées avec le mindmapping, par Xavier Delengaigne et illustré par Luis Garcia, aux éditions Dunod.

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Pour beaucoup d’entre nous, avoir un antivirus est suffisant pour protéger nos ordinateurs, nos données, notre vie privée.  C’est l’un des dix mythes sur la sécurité informatique dont il est question aujourd’hui.

Mis à jour le 20-06-2013 à 12h53 : remplacement de "destruction pure et simple de vos données" par "l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels."  Cette formulation est plus correcte.

Les autorités néerlandaises ont été l’objet de cyber-attaques nombreuses ces dernières années.  Alors que l’informatisation des administrations est quasi-totale, la sécurité n’est vraiment pas à la hauteur, comme je l’ai déjà écrit dans plusieurs articles dont un sur la cyber-guerre aux Pays-Bas et en Belgique.

L’excellent site Gemeente.nu – un site d’information destiné aux administrations locales – publiait aujourd’hui un article sur le thème "10 mythes à propos de la sécurité informatique".  Je l’ai trouvé bien fait, intéressant et je l’ai donc synthétisé sous forme d’une carte mentale que voici.  Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate.  Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Dix mythes sécuritaires

1. Ca n’arrive qu’aux autres !

J’aimerais bien.  Mais j’ai moi-même été la cible de plusieurs attaques.  J’en ai raconté une ici : celle d’un magicien viennois qui a tenté de m’extorquer mes données via un faux mail Linked In.

La cause de ce mythe est une trop grande confiance : trop grande confiance dans les mots-clés, dans les appareils ou dans les outils de protection, comme les antivirus.   Nous verrons plus loin ce qu’il en est.

La solution tient en trois mots :

1. Informez
2. Formez
3. Responsabilisez

Qui ?  Tous les membres de votre personnel !  La sécurité, c’est l’affaire de tous, y compris en informatique !  Ne laissez pas vos collaborateurs s’endormir et revenir aux mauvaises habitudes…

Définissez un cadre clair et répétez régulièrement les consignes.

2. Nous consacrons 10 % de notre budget informatique à la sécurité

Les études montrent qu’en réalité rares sont les entreprises ou les services qui y consacrent plus de 5 % !

Et encore, sans une réelle politique de sécurité…

La cause de cette illusion ?  Les voeux pieux, les bonnes intentions : on aimerait bien qu’il en soit ainsi et on finit par le croire…

La solution : adaptez vos budgets à la réalité ?  De quoi avez-vous réellement besoin ?  Combien cela coûte-t-il ?  Allouez les ressources nécessaires.

3. Nous pouvons quantifier le risque

Quel risque ?  Certains risques peuvent être quantifiés, d’autres non.  Cette impression relève de ce que les Anglo-Saxons qualifient d’Excel Management.  Parce que vous disposez de chiffres, vous croyez tout maîtriser.

Faites la part des choses.  Quelles sont les données que vous ne maîtrisez pas ?  Le danger, c’est l’imprévu.  C’est un pirate qui entre par une "porte de derrière" : une faiblesse de votre système.  C’est une personne mal intentionnée qui subtilise un mot de passe dans les tiroirs de vos collaborateurs.

4. Nous avons une protection physique

Ah oui ?  Grand bien vous fasse !

"Nous avons un pare-feu".  "Nous avons un antivirus".  "Nous avons un Mac, c’est moins sensible aux virus".

La cause de ce mythe, c’est clairement une mauvaise compréhension du risque.   Le risque pour une entreprise ou un journaliste, c’est moins une attaque par un virus – les antivirus s’en occupent très bien – que par une personne ou un groupe malintentionné.

Et ces personnes et ces groupes disposent d’outils et de méthodes très sophistiqués.   Je vous donne un exemple tout simple.

Vous avez un PC avec une carte Phoenix ?  Votre BIOS – l’épine dorsale de votre système – est protégé par un mot de passe.  Vous vous sentez donc en sécurité.

Voici ce que j’ai trouvé en 0,013 secondes avec Google :

PHOENIX BIOS backdoor passwords:

phoenix, PHOENIX, CMOS, BIOS

S’il m’a fallu une fraction de seconde pour les trouver, combien de temps croyez-vous qu’il faudra à un vrai pirate pour faire la même chose ?  Et vous avez vu la complexité des mots de passe de cette marque ?  Vous vous sentez toujours protégé ?

Encore une fois, diversifiez vos mesures de protection : sondez votre système à fond pour évaluer ses forces et surtout ses faiblesses pour y remédier d’urgence !

5. Nos mots de passe sont complexes et modifiés régulièrement

C’est déjà une première démarche intéressante.  Mais elle ne suffit pas.

Le problème des mots de passe, c’est moins le "crackage" que l’ingénierie sociale.  Derrière ces mots barbares se cachent des réalités toutes simples.  Le crackage, c’est le fait de trouver votre mot de passe à l’aide d’un logiciel spécialisé qui va forcer, casser votre mot de passe.  Il en existe des centaines, téléchargeables gratuitement sur Internet.  Tapez "password crackers" dans Google et vous me direz combien vous en avez trouvés !  Bien entendu, ils servent à retrouver votre propre mot de passe en cas d’oubli.  Mais d’autres peuvent s’en servir à des fins moins positives…

Pourtant, il existe une technique bien plus perverse et souvent bien plus efficace pour obtenir un mot de passe : l’ingénierie sociale.  Dans son livre The Art of Deception, le célèbre hacker Kevin Mitnick rappelle l’histoire de Stanley Mark Rifkin.  Rifkin a volé 100 millions de dollars.  Ce hacker n’a même pas touché un clavier pour réaliser son exploit.  Il a simplement mémorisé un code qu’un collaborateur imprudent avait laissé sur un post it collé sur son bureau.  Il a passé deux coups de fil.  Et s’est envolé pour la Suisse pour retirer l’argent…

Combien de collaborateurs scribouillent les mots de passe trop compliqués sur un post it dans votre entreprise ?  Posez la question, vous serez étonné…  Combien ont pour mot de passe le prénom du petit dernier ?  Et combien publient 50 photos dudit bébé avec son prénom sur leur page Facebook ?   Les pirates vous disent "merci !"

6. Nous confions la responsabilité de la sécurité à quelqu’un de l’extérieur

La cause de ce mythe est la croyance que "quand on réorganise, souvent, les problèmes se règlent d’eux-mêmes".

En réalité, on essaie de ne pas voir la réalité ou on la passe à quelqu’un d’autre.  Le risque, c’est que la sécurité vous échappe vraiment et que vous ne maîtrisiez plus rien.

La solution : analysez votre système en profondeur, ses forces, ses points faibles et agissez en conséquence !

7. C’est le rôle du CIO

Ce  mythe est apparenté au précédent : on refile la patate chaude.  Mais en même temps, si le CIO impose sa méthode, on rechigne en se plaignant qu’on n’a plus de marge de manoeuvre, qu’on ne peut plus travailler à sa façon.

En réalité, la sécurité est l’affaire de tous !

La solution ?  Faites de la sécurité informatique une partie de la culture d’entreprise.  Favorisez les comportements sûrs et bannissez les comportements à risques : pas de transmission de mots de passe par mail ou par téléphone.  Pas non plus de post it collé sur le bureau ou dans un tiroir.  Pas de mot de passe transformé en faux numéro de téléphone : avec Internet il suffira de quelques secondes à un hacker pour vérifier l’existence de ce numéro…

Définissez une politique de sécurité et partagez-la avec vos collaborateurs.  Associez-les à vos démarches.  Formez les nouveaux dès leur premier jour…

8. Confier la sécurité à un outil déterminé

Nous avons le meilleur antivirus.  Nous disposons du système de défense professionnelle Machin qui est le meilleur du marché.

La cause de ce mythe est la recherche d’outils "magiques" pour régler des problèmes complexes.  Le danger, c’est de s’endormir sur ses lauriers une fois le produit acquis et de ne plus prendre de mesures efficaces.

Encore une fois, il n’existe pas de produit-miracle en matière de sécurité informatique.   Et le maillon le plus faible d’une chaîne de sécurité, c‘est toujours l’humain !

La solution : analysez de fond en comble votre système, établissez les priorités, prévoyez un plan pluriannuel de sécurité.

9. Nous avons implémenté une politique de sécurité.  Nous sommes prêts !

Bravo !  Vous êtes en train de vous endormir…

La cause de ce mythe, c’est le manque de réalisme.   Une politique de sécurité, ce n’est pas une chose acquise : c’est une culture, une série d’attitudes.   C’est une vigilance de tous les instants.  A ne pas confondre avec la paranoïa.   Mais une culture qui vous fait comprendre que le risque est permanent et que vous pouvez le réduire de façon drastique grâce à quelques bonnes pratiques…

10. La cryptographie est la meilleure protection

Le scandale PRISM est en train de renforcer ce mythe.  Encore une fois, la méconnaissance du risque et la perception du hacker en tant que surdoué de l’informatique vous fait perdre contact avec la réalité.

La cryptographie est nécessaire dans certains cas.  Je  pense notamment aux journalistes qui doivent protéger certaines données vitales.  Ou aux ingénieurs à qui sont confiés des secrets industriels.

Mais la cryptographie est assez compliquée à manipuler.  Et elle peut être très dangereuse : dans  des mains inexpertes, elle peut aboutir à l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels. (Merci à Jean-Marc Manach pour la suggestion de correction )

Si vous devez recourir à ce type de méthode, soyez certain d’avoir dans vos collaborateurs au moins une personne experte dans ce domaine.  Faites former vos collaborateurs motivés.

En conclusion

Le risque informatique existe.  Il est multiple.  Il concerne chacun d’entre nous.  Mais chacun d’entre nous peut s’en prémunir en prenant les précautions qui s’imposent.  En gardant à l’esprit les bonnes pratiques en la matière.

J’y reviendrai dans d’autres articles, sur des problèmes ciblés et des solutions spécifiques.

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Xavier Delengaigne, qui nous a récemment offert un livre sur la gestion du temps avec le mindmapping, nous revient avec un nouveau petit bijou : Visualisez votre vie en quelques coups de crayon.  Un très bel ouvrage, illustré avec brio et simplicité par Salma Otmani. 

Voici un livre qui risque de changer le regard que vous portez sur la vie.  En tout cas, sur VOTRE vie : un livre qui vous propose rien de moins que de visualiser vos objectifs et de les atteindre.  En quelques coups de crayon : c’est-à-dire à l’aide de techniques visuelles très simples à mettre en oeuvre, mais aussi très puissantes du point de vue des résultats.

Un format à l’italienne

Trois parties et 70 exercices

L’ouvrage propose pas moins de 70 exercices répartis sur trois parties :

1. Le passé forge vos rêves de demain
2. Visualisez vos objectifs pour les réaliser
3. Croquez vos idées

Chaque partie correspond à une démarche différente : mieux se connaitre, visualiser ses objectifs, s’exercer à la pratique du sketchnote…

Utilisez la puissance du rêve

La première partie capitalise sur la puissance du rêve : elle vous donne l’occasion de vous retourner sur ce qu’il y avait de meilleur dans votre passé.  Elle transforme vos rêves d’hier en opportunité pour aujourd’hui et pour demain.

C’est la partie du livre qui vous permet de vous connaitre de manière approfondie :

• d’où je viens ?
• quels sont les rêves qui m’ont transporté ?
• les gens qui m’ont influencé ?
• les situations qui m’ont formé ?
• quelles sont les valeurs dans lesquelles je me reconnais ?

Visualisez vos objectifs et passez à l’action !

Cette partie s’adresse davantage au présent et au futur :

• vous évaluez la situation présente,
• vous fixez vous des objectifs SMART
• vous utilisez les métaphores textuelles et visuelles pour élargir votre vision
• vous répondez à toutes les questions avec CQQCOQP
• vous passez à l’action !

Ce dernier point est important, car tout le livre tend vers l’action et non pas uniquement vers l’introspection !  Il s’agit  d’utiliser tous ces outils pour transformer votre vie.

Croquez vos idées

Enfin, la troisième partie vous donne l’opportunité de vous exercer aux techniques de croquinote : après un peu de théorie sur la pensée visuelle, vous passez à des exercices très pratiques et progressifs.

De cette manière, vous inventez votre propre grammaire visuelle, votre propre vocabulaire graphique.  Et vous tirez parti de votre créativité naturelle :

• vous oubliez le linéaire
• vous sortez de votre zone de confort
• vous explorez votre potentiel créatif

Ces techniques, pas très éloignées du mindmapping présent lui aussi dans ce livre, sont vraiment des outils puissants pour booster votre créativité : leur côté ludique libère littéralement votre hémisphère gauche.

J’ai aimé

• l’élégance graphique du livre : format à l’italienne, couleurs pastels, dessins simples et efficaces : tout concourt à faire de ce livre un bel objet agréable à utiliser
• le côté pratique des exercices : tout est réalisable avec plaisir ; chapeau !
• la théorie accessible : l’auteur ne jargonne jamais et vulgarise les théories les plus pointues
• la complémentarité totale entre le texte et l’illustration : jamais de redondance, mais une complicité bienvenue

Vous aurez compris que j’ai adoré ce livre et que je vous le recommande chaudement !

Vous pouvez vous procurer l’ouvrage dans votre librairie préférée, en ligne y compris sur le site de l’éditeur.  Il est vendu aux alentours de 19 € : c’est un cadeau, il vaut beaucoup plus

Xavier Delengaigne, Salma Otmani, Visualisez votre vie en quelques coups de crayon, Paris, Editions Eyrolles, 2013, 146 p.

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Comment ne rien oublier lorsqu’on part en vacances ?  En créant une liste bien entendu.  Mais je vous propose un moyen bien plus efficace et ludique : créez votre liste de vacances sous forme de mindmap !  Même les enfants participeront avec bonheur !

Ca sent les vacances !  Août arrive et avec lui, les préparatifs pour le grand départ.  Mais ce qui vous préoccupe, comme tous les vacanciers, c’est la question lancinante : comment ne rien oublier avant le grand départ ?

Pas de panique !  Le mindmapping est idéal pour créer des listes de vacances : vous pouvez créer votre propre carte cognitive ou réutiliser celle que je vous propose.  Puisque, comme souvent, je l’ai déposée sur Biggerplate d’où vous pouvez la télécharger gratuitement !

Votre liste de vacances

Dès que vous l’avez téléchargée, vous pouvez la modifier pour l’adapter à vos propres besoins !

A chaque fois que vous avez vérifié quelque chose, vous pouvez ajouter un marqueur XMind de type "Check" (une sorte de "V" vert qui figure dans les marqueurs par défaut de XMind).  De cette façon, non seulement votre liste est complète, mais en plus, vous pouvez vraiment vous en servir pour vérifier que vous n’avez rien oublié.

Vous n’avez pas XMind ?  Pour pouvez télécharger gratuitement le logiciel et commencer à travailler tout de suite : c’est un logiciel très intuitif avec une prise en main très rapide.

Une solution ludique pour les enfants

Les enfants grandissent et vous souhaitez qu’ils créent leur propre liste ?  Pas de problème !

Avec son côté ludique, la carte mentale plait bien mieux aux enfants que la simple liste linéaire.   Donnez-leur une feuille à papier dessin, quelques crayons de couleur ou des feutres.

Demandez-leur de faire l’inventaire de ce dont ils ont besoin pour le voyage, la plage, la montagne…

Ce qu’il leur faudra dans la voiture, le train ou l’avion pour ne pas s’ennuyer, leur maillot de bain ou leurs chaussures de marche, leurs palmes, masque et tuba, etc.

Généralement, les enfants sont moins timides pour dessiner que leurs parents

Organisez un concours entre les enfants : celui ou celle qui a la plus belle carte, la plus complète, celle qui a les dessins les plus rigolos ou la mieux structurée, etc.

Amusez-vous bien et surtout : bonnes vacances !

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Vous devez faire des comparaisons pour vos études ?  Vous voulez comparer deux situations ou deux organisations et vous ne savez pas trop comment vous y prendre ?  Les cartes doubles-bulles sont un outil visuel très efficace pour ce type d’opération !

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Que ce soit au cours de vos études ou de votre vie professionnelle, vous êtes amené(e) à faire des comparaisons.  Le professeur vous demande, par exemple, de relever les différences et les points communs entre deux structures d’entreprises, comme dans la carte ci-dessous.

Elle a été réalisée avec le logiciel de mind mapping XMind. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir.  Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate).

Carte doubles bulles – comparaison entre organisations

La carte mentale "doubles-bulles" obtenue compare deux types d’organisation d’entreprise : la structure par produit ou division et la structure par département ou fonction.  Elle a été réalisée dans le cadre du coaching d’un étudiant qui prépare l’examen de l’ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), une certification de comptabilité très appréciée dans le monde anglo-saxon.

Les bulles du centre représentent les catégories envisagées : Appropriée pour (pour quel type d’entreprise cette structure est-elle appropriée) ; Organisation (sur quels critères cette structure est-elle organisée) ; Croissance (quel est l’impact de ce type d’organisation sur la croissance ; etc.

Carte mentale ou carte conceptuelle ?

A l’origine, XMind n’est pas configuré pour travailler avec ce type de structure, même si ce logiciel offre de nombreuses structures différentes.  Pour réaliser cette carte, j’ai utilisé la méthode de création de carte conceptuelle :

Utiliser sujets flottants et relations

On crée un sujet flottant en double-cliquant sur le fond de la carte, ensuite, on crée une relation (CRTL L) à partir de ce sujet flottant et on clique sur le fond de la carte.  Cela crée un nouveau sujet flottant.

Pour la création de cette carte, j’ai utilisé le sujet central comme titre : le sujet central ne peut pas être déplacé et cela peut constituer un handicap sérieux si je dois ensuite effectuer des modifications de ma carte.   Chaque bulle de cette carte est donc un sujet flottant tandis que les "branches" sont en fait des relations.

Le problème est que les sujets exercent une sorte de "magnétisme" entre eux : ils sont attirés les uns par les autres, si on les rapproche un peu trop.  Même en appuyant sur la touche ALT, il n’est pas toujours facile de positionner un nouveau sujet au milieu des autres.

Bien que cette carte soit apparentées aux mindmaps, elle se construit donc selon les principes utilisés pour élaborer les cartes conceptuelles dans XMind.

Cela m’a donné l’idée d’utiliser un autre logiciel pour créer ce type de cartes : VUE ou Visual Understanding Environment.

Des doubles bulles dans VUE

VUE est clairement un logiciel de concept mapping (ou cartes conceptuelles), créé par l’université Tufts.  Ce logiciel est donc configuré pour positionner des objets – sujets et relations – les uns par rapport aux autres.

Ici, il n’y a pas de "magnétisme" si on approche les objets les uns des autres.  Et ils peuvent être déplacés à volonté sans que cela dérange l’alignement des autres.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

La version VUE de la carte à doubles bulles

Le résultat est sensiblement identique, mais la réalisation est beaucoup plus facile !

Je reviendrai dans d’autres billets sur ce logiciel de concept mapping et les usages qu’on peut en tirer.

Pourquoi utiliser XMind pour créer ce genre de cartes, si c’est plus difficile ?  Tout le monde n’est pas habitué au logiciel VUE.  Et d’autre part, lorsqu’on travaille sur un projet, avec plusieurs cartes rassemblées dans un même classeur, il peut être plus simple d’ajouter une feuille à ce classeur.  Cela permet aussi de créer des liens directs entre les cartes du classeur.

Il est aussi possible de lier une carte XMind avec une carte VUE en utilisant la liaison avec un fichier externe par hyperlien : il suffit de placer le chemin vers ce fichier dans le champ "File" ou "Fichier" de la fenêtre de dialogue comme illustré ci-dessous :

Insertion d’un hyperlien vers le fichier externe

Ceci place une icone dans le sujet sélectionné.  Lorsque vous cliquez sur cette icone, le fichier VUE s’ouvre (à condition que le programme se trouve bien sur votre ordinateur bien entendu).

Essayez les deux solutions, XMind et VUE et retenez celle qui vous convient ou les deux, si comme moi, vous travaillez dans les deux environnements !

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Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

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Dans son livre "Visualisez votre vie en quelques coups de crayon", Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier "Gestion de projet avec les outils visuels" et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu "Propriétés" et cliquez sur "Arète de poisson" dans le sous-menu "Structure".

Choisissez la structure "Arète de poisson"

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet "Publicité" et qui le relie au sujet "Sélection".  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option "Zigzag" pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet "Sélection" sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu "Propriétés", cochez la petite case "Montrer la légende".  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

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Dans un article de son blog, Hervé Bizeul propose une nouvelle méthode de dégustation : le Wine Mapping !

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Dans un tout récent article de son blog Clos des fées, du nom de son domaine, Hervé Bizeul évoque la possibilité d’une "dégustation non-linéaire" et propose de lancer une nouvelle discipline : le Wine Mapping !

Il déplore aussi que les logiciels de mindmapping ne soient pas à la hauteur au niveau graphique.

Je l’ai donc pris au mot, et j’ai tenté l’expérience avec le logiciel iMindMap, créé par l’équipe de choc Tony Buzan et Chris Griffiths.

Voici le résultat de ma première expérience que je livre à votre jugement   Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement sur le site Biggerplate.

Ma première expérience de Wine Mapping

J’ai essayé de rendre le souvenir et les impressions de ce Lalande de Pomerol de 1982 et que j’ai bu dans le milieu des années 1990.  J’ai tracé cette carte sans aucune note.

Une description non-linéaire de la dégustation

Il s’agit ici de mémoire olfactive, qui est une mémoire prodigieusement longue.  Ce qui qui éveille les souvenirs chez Marcel Proust, ce n’est pas le goût de la madeleine, ce sont ses arômes, bien plus nombreux et plus riches.

Je retiens après toute ces années des impressions de chaleur, de nature intense, à la fois sauvage et tendre, et des arômes de pins des landes qui me laissent encore rêveur après tant de temps écoulé.

J’ai décrit aussi le lieu – un restaurant chinois – et le mariage du vin et des plats à la fois épicés et aigres-doux.  Le patron de ce restaurant avait été élu meilleur sommelier de Belgique.

Et enfin, je décris la finale en n’utilisant pas d’image, mais la longueur d’une branche et le caractère gras du texte d’une autre pour signifier la longueur en bouche et la puissance.

Et vous ?  Qu’en pensez-vous ?  Allez-vous aussi tenter la "dégustation non-linéaire" ?

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Elle était annoncée depuis plusieurs semaines : la version beta 2013 de XMind, le logiciel de mind mapping le plus populaire, est disponible.  Elle rassemble dix nouvelles fonctions et 11 améliorations très attendues des afficionados.

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Disons-le d’emblée, ce n’est pas la révolution…

Lorsque vous ouvrez votre écran d’accueil, c’est à peine si quelques détails trahissent quelques changements à l’oeil averti.  Mais, comme pour certaines voitures, c’est sous le capot qu’il faut regarder pour apprécier, en amateur – au sens authentique du mot – les améliorations techniques.  Et leur potentiel.

Et ces améliorations techniques sont nombreuses : pas moins de 10 nouvelles fonctions et 11 améliorations.

Les 10 nouvelles fonctions de XMind

Ces nouvelles fonctions ne sont pas toutes du même niveau : si certaines touchent au coeur du logiciel, certaines, comme les nouveaux marqueurs, paraissent plutôt périphériques.

Mais passons-les donc en revue.  Rien de tel qu’une mindmap pour les visualiser toutes d’un seul coup d’oeil !  Double-cliquez sur la carte pour l’agrandir au maximum ou cliquez ici pour la télécharger sur Biggerplate (gratuitement !)

10 nouvelles fonctions et 11 améliorations

Toujours pas de travail collaboratif en ligne et en temps réel : c’est pourtant une fonction de plus en plus demandée par les utilisateurs, surtout les professionnels.

Par contre, XMind 2013 autorise le partage automatique des cartes via un réseau local : c’est une grande percée !  Et c’est la dernière version de la carte qui est partagée et mise à jour automatiquement.  Plus besoin d’échanger d’emails avec vos collaborateurs ou même de télécharger vos cartes sur la plateforme XMind.

Il est possible d’importer directement du texte depuis Word dans une note : auparavant, il fallait jouer avec le copier-coller : une fonction qui permet un gain de temps sensible lors de l’assemblage de documents, par exemple !

Pour moi, une des plus belles réussite de cette nouvelle version XMind 2013, c’est l’export vers Excel !  C’est quelque chose qui manquait cruellement à XMind, et ça fonctionne très bien.

L’exportation vers Excel, une vraie réussite !

J’ai procédé à un essai avec une carte souvent publiée sur mon blog ou ailleurs : la mindmap sur la méthode du CQQCOQP.  Pour rappel, je vous la repropose ici (vous pouvez aussi l’acquérir gratuitement en la téléchargeant sur ma page Biggerplate).

Questions CQQCOQP avec le mindmapping

Et voici ce que donne la même information une fois exportée vers une feuille Excel : tout est ordonné selon la position des sujets.  Le sujet central est devenu le titre de ma feuille Excel, les niveaux sont les titres de mes colonnes, et les questions sont devenues les cellules A, tandis que les autres sujets viennent se placer derrière en ordre logique.

Feuille Excel après exportation

Je ne dispose pas d’un ordinateur Mac OS et je n’ai donc pas pu tester les nouveautés par rapport à ce système, notamment l’export direct vers PowerPoint, Word et Excel.

Xmind 2013 exporte aussi vers SVG, le dessin vectoriel redimensionnable.

Au niveau des classeurs, il est désormais possible de les fusionner et de les imprimer dans leur intégralité et non plus carte par carte.  Ici aussi, un gain de temps sensible.

Maintenant, il est possible de réduire la taille des fichiers XMind 2013 : fini les fichiers lourds impossibles à envoyer par email.

J’ai également testé le nouvel éditeur de styles : très intuitif, très complet.  Il vous permet de modifier la forme, la couleur, la taille, la police, etc.  Il fonctionne non seulement avec les sujets, mais aussi avec les accolades, les limites, etc.  Un bel outil pour ceux qui aiment les cartes mentales esthétiques.

Je termine cette liste des nouvelles fonctions par les marqueurs : une nouvelle série de marqueurs plus lisibles, plus jolis complète les nouveautés de cette version beta.

11 améliorations sensibles du logiciel de mindmapping

L’équipe de XMind 2013 a bien travaillé au niveau des exportations : meilleure exportation PDF avec du dessin vectoriel SVG, Word, PowerPoint.

La gallery est renommée Clip Arts : personnellement, j’aurais préféré qu’on remplace certaines images vieillotes ou rudimentaires par de nouvelles illustrations à la hauteur des nouveaux marqueurs, particulièrement bien réussis…

L’attachement de fichiers et  l’hyperlien relatifs ont également été améliorés – quoi que ce ne soit pas directement perceptible.  Il faudra tester ici aussi.

Des raccourcis claviers ont été ajoutés pour les utilisateurs de Mac OS, notamment pour l’ajout de nouvelles feuilles.

On peut aussi se concentrer simultanément sur un sujet et voir ses tâches dans le diagramme de Gant : un avantage certain pour les gestionnaires de projets.

Une amélioration que XMind ne signale pourtant pas sur son blog : le nouveau zoom au bas de l’écran, pour régler l’affichage de la carte.  Ca n’a l’air de rien, mais ce petit changement qui permet d’afficher la carte à 50, 100, 150 %, etc. ajoute au confort d’utilisation.  A l’usage, vous verrez que c’est bien pratique !

Enfin, les marqueurs connaissent eux aussi plusieurs améliorations : leur taille est désormais proportionnelle à la police de caractère du sujet dans lequel ils sont inclus.  Ce qui les rend nettement plus visibles dans certains cas.

Les groupes de marqueurs dans le menu deviennent des plages extensibles, ce qui évite de faire défiler une interminables suite de marqueurs sur son écran lorsqu’on cherche un groupe particulier…

Et enfin, l’ordre des marqueurs est le même dans un sujet que dans le menu "vue" : en cas de sujets multiples, il pouvait y avoir confusion avec les versions précédentes.

Conclusions

Si ce n’est pas la révolution, et si le changement de version n’a pas entraîné de modification spectaculaire de l’apparence du logiciel, les améliorations sont réelles.

Certaines des nouvelles fonctions, comme l’export vers Excel, la fusion et l’impression de classeurs entiers vont évidemment faciliter la vie des utilisateurs, leur faire gagner du temps et rendre le logiciel encore plus compatibles avec de nouveaux logiciels standards.

Une version à ne pas bouder, mais à utiliser au mieux… en attendant le XMind collaboratif en ligne en temps réel (je sais, je me répète, mais c’est une demande croissante du marché…   Aux producteurs de logiciels de nous entendre et de s’adapter…).

Convaincu(e) ?  Téléchargez gratuitement la version beta de XMind 2013 !

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Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu "Fichier", j’ai cliqué ensuite sur "Exportation" et j’ai choisi dans le nouveau menu "Feuille de Calcul".

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet "infos de tâches" est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec "fusion des cellules", les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne "articles" qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en "nombres", car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode "Pivot"

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode "Fusion des cellules", les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par "pivot"

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit "agraphes" au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone "Infos de tâches" à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu "Vue", "Infos de tâches" dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue "diagramme de Gantt"

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

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Il y a une fonction qui n’est généralement pas bien comprise par les utilisateurs de XMind : autoriser le chevauchement.  Pourtant, bien utilisée, elle offre des perspectives intéressantes.

Plusieurs personnes m’ont fait part récemment du fait qu’elles ne comprenaient pas bien à quoi pouvait servir la fonction "autoriser le chevauchement" dans XMind.  Elles craignaient surtout que les branches ne viennent se recouvrir de manière sauvage et qu’elles ne puissent pas s’y retrouver dans une sorte de plats de spaghettis totalement illisible.

En fait le chevauchement permet de placer un objet au-dessus de l’autre, totalement ou partiellement.  Vous pouvez utiliser cette propriété de manière astucieuse pour donner de la vie et du relief à vos mindmaps !

Voici comment : dans cette carte mentale XMind, j’ai utilisé cette propriété à presque toutes les branches pour les besoins de la démonstration.   Comme d’habitude, cliquez deux fois pour agrandir l’image au maximum et vous pouvez télécharger gratuitement cette mindmap sur l’autorisation de recouvrement sur ma page Biggerplate.

Donner de la vie à votre carte !

Donnez de la vie et du relief à vos mindmaps !

Comme vous le voyez sur la carte, j’ai utilisé à chaque fois des sujets flottants que je suis venu placer partiellement sur le sujet.  J’aurais pu aussi les placer au-dessus, en-dessous ou à côté.  L’essentiel est d’avoir un objet qui apporte un surcroît d’information à votre carte.  Donc, avant d’ajouter un objet de ce type – comme pour tout objet sur votre carte – posez-vous la question : ceci apporte-t-il un surcroît d’information, un élément qui facilitera la compréhension de mon message ?  Ou au contraire, cela risque-t-il de brouiller mon message, de n’apporter que du bruit ?

Ajouter une bulle au portrait d’Obama peut faire vivre une carte de sciences politiques, par exemple : que la bulle montre un extrait significatif du discours que la carte analyse.  Qu’une bulle replace William Shockley dans le cercle des inventeurs ou Darwin en tant qu’auteur de l’Origine des espèces.

Vous pouvez aussi préciser qu’un élément de votre carte doit absolument être étudié pour le prochain examen.  Ou signaler à vos collègues que ce point est incontournable dans le prochain ordre du jour !

ALT pour maîtriser les déplacements et les chevauchements

Avant tout, rendez-vous dans le menu "Modifier" de XMind.  Ensuite, cliquez sur "Autoriser le chevauchement".  Si un onglet apparaît à côté de cette commande, cela veut dire qu’elle est déjà activée : ne touchez plus à cette commande !

Déplacer un sujet flottant autour d’une mindmap peut vraiment constituer une gageure.  Mais avec un peu de pratique de la touche ALT, vous allez maîtriser tout cela avec doigté.

D’abord, créez un sujet flottant en double-cliquant sur le fond de votre carte.  Ensuite, donnez-lui la forme souhaitée, celle d’une bulle de BD, par exemple.  Entrez le texte.

Et puis, cliquez dessus tout en maintenant la touche ALT de votre clavier enfoncée.  Cela empêche le reste de la carte mentale d’attirer le sujet flottant et de le coller au reste.

Lorsque le sujet est à l’endroit désiré, lâchez la touche ALT et le tour est joué !

Si votre mindmap évolue – si vous ajoutez de nouvelles branches – il se peut que vos sujets se déplacent et que vous deviez replacer les sujets flottants au bon endroit.  Recommencez simplement la manœuvre avec la touche ALT.

Et vous : avez-vous déjà utilisé cette propriété "autoriser le chevauchement" de XMind ?  Dans quel contexte ?  Et pour quoi faire ?  Partagez vos expériences, nous en ferons profiter nos lecteurs

Vous pouvez télécharger la version gratuite de XMind et commencer vous aussi à créer des cartes mentales élégantes et esthétiques.

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Tout le monde croit savoir ce qu’est le mindmapping.  Et les logiciels qui permettent de s’adonner à cette méthode de pensée.  Pourtant, quand je lis certains articles sur le web, je m’interroge vraiment.  Et j’ai envie d’ajouter mon grain de sel pour clarifier certaines notions.  En toute subjectivité totalement assumée.  Vous voilà prévenu(e)s !

Pas une semaine sans qu’un article s’extasie sur un "fabuleux nouveau logiciel qui révolutionne le mindmapping !" Ou que les médias sociaux ne tombent en pamoison sur un nouveau "software pour créer des cartes mentales".

Pourtant, la lecture de ces articles ou des ces posts me laissent souvent dubitatif, pour ne pas dire sceptique…  Certains de ces logiciels révolutionnaires me paraissent tout au plus de nouveaux gadgets aussi vite jetés que découverts.  Aussi limités dans leurs fonctions que clinquants dans leur forme et agressifs dans leurs opérations de marketing.

Pour beaucoup d’internautes, le mindmapping consisterait donc à tracer une forme centrale, à y piquer quelques lignes au bout desquelles on place des bulles avec des images ou des mots-clés (quand ce n’est pas le contenu d’une page A3, rédigé en Arial 8…).

Non, le mindmapping, ce n’est pas ça !  C’est, d’abord et avant tout, une méthode d’organisation des idées.  Qui peut se pratiquer un crayon à la main ou armé du support technologique dernier cri : PC, Mac, tablette ou smartphone.

Mais c’est là que ça se gâte !  Il ne suffit pas d’avoir un logiciel.  Et surtout : il ne suffit pas d’avoir n’importe quel logiciel !

Une collection hétéroclite de logiciels sans véritable liens

Récemment, j’ai découvert une page web qui rassemble les logiciels de mindmapping : je salue au passage le travail de collecte des informations.  Le site donne des précisions sur les prix, les modalités d’abonnement, etc.

Mais mon sang n’a fait qu’un tour lorsque j’ai découvert parmi cette liste des applications comme Prezi ou Libre Office !

Prezi, que j’utilise abondamment et avec plaisir, est un logiciel de présentation !  C’est un merveilleux support visuel pour vos conférences, vos exposés ou pour expliquer un point difficile pendant une formation.  Mais un logiciel de mindmapping ?  NON !

Libre Office est une suite bureautique…  Qu’elle comporte des outils graphiques, c’est indéniable.  Est-ce pour autant un logiciel de mindmapping ?  NON !  A ce compte-là, Word avec son outil SmartArt pourrait être classé dans la catégorie Mindmapping, pourquoi pas ?

Je pourrais continuer la liste et la démonter point par point, mais ce n’est pas l’objet de ce post.

Mindmapping : des logiciels qui correspondent à une méthode

Donc, qu’est-ce qu’un logiciel de mindmapping pour moi ?  Qu’est-ce que j’attends d’un software qui se prétend capable de tracer des cartes mentales ?

J’attends qu’il puisse me fournir au minimum des prestations qui correspondent aux bases du mindmapping manuel.  Et quelques fonctionnalités supplémentaires (et utiles, pas du bling-bling) si possible.

(Cliquez sur l’image pour l’agrandir.  Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement depuis ma page sur Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde !).

Fonctions d’un logiciel de mindmapping

Une gestion automatique de la répartition des branches

Tout d’abord, le mindmapping étant une pensée rayonnante, le logiciel doit démarrer la carte par le  centre de la feuille au format paysage.  Il doit donc proposer un sujet central pouvant inclure du texte et de l’image.

Mais lorsque vous ajoutez des branches, des sujets ou des nœuds (selon le jargon de votre software), votre logiciel doit être capable de les répartir de manière automatique autour de ce sujet central.  Il doit être capable de gérer de manière dynamique l’équilibre des objets sur la feuille : si vous ajoutez deux branches, les autres branches doivent se déplacer un tant soit peu pour libérer de la place et rétablir une répartition harmonieuse de l’ensemble sur la page.

Les meilleurs logiciels vous permettront toujours d’intercaler une nouvelle branche entre deux branches existantes, de déplacer les branches sur la feuille, bref, d’améliorer la présentation générale de votre mindmap.

Vous devez aussi être capable de gérer vous-même la couleur, la forme et l’épaisseur de vos branches : selon votre pratique, les couleurs et les formes des branches renforcent l’information – vous pouvez choisir de réserver la branche rouge aux objectifs pour la gestion de projet, par exemple.

Une gestion complète des images

Un logiciel de mindmapping doit au minimum permettre l’inclusion d’images dans vos branches, nœuds ou sujets…  Cela paraît évident pour tout qui a pratiqué un minimum de mindmapping.  Et pourtant, je vois des nuées de gens s’extasier devant une série de nouveaux logiciels présentés comme "mindmapping software" mais qui ne prévoient aucune inclusion d’images.

Les images sont une partie importante du mindmapping.  Votre logiciel devrait donc vous permettre d’inclure des images de façon simple (clic sur une icone, glisser-déposer, etc.).

Mais surtout, il devrait vous donner le choix entre différentes sources d’images :

1. En provenance de vos propres fichiers :

Une interface claire vous donne accès à tout moment aux images présentes sur votre disque dur ou tout autre périphérique.

2.Depuis une banque d’images :

Le logiciel lui-même vous propose sa propre galerie d’images, de préférence classées en catégories ou avec un moteur de recherche interne.  Selon les logiciels de mindmapping, la qualité et le nombre de ces images sont extrêmement variables…

3. En provenance d’Internet :

Pour les images provenant d’Internet, les producteurs de logiciels ont opté pour plusieurs options dont chacune présente un intérêt différent :

• images Google – Mindmeister (avec le risque d’employer des images protégées par copyright) ;
• navigateur interne ou externe – XMind ; (même problème)
• moteur de recherche spécialisé du type iConFinder – Mindmeister, etc.

4. Depuis un programme intégré de dessin :

Le logiciel intègre un dispositif qui vous permet de dessiner des images originales en fonction de vos besoins – comme l’outil Sketch de iMindMap.  Ce dernier est non seulement un outil de dessin mais également de retouche d’images existantes.

La gestion des branches, des images, de la couleur doit vous permettre aussi de trouver votre propre style de mindmappeur : le choix des couleurs, de la simplicité ou de la complexité des cartes, le type d’image, etc. tout cela contribue à développer votre propre langage…

Intégration d’objets internes et externes

Un véritable logiciel de mindmapping doit vous permettre d’intégrer une série d’objets complémentaires et qui augmenteront votre productivité.  J’opère une distinction entre objets internes – relations, limites, accolades, notes écrites et audio, hyperliens – et objets externes – fichiers joints ou liés, informations en provenance des réseaux et médias sociaux, etc.

Relations, limites et accolades : le supplément d’information

La structure d’une mindmap visualise la hiérarchie entre les concept : d’une idée centrale, le "lecteur" de la carte dégage rapidement les idées principales, les idées secondaires, mais surtout la façon dont le tout est organisé de manière très hiérarchisée.   C’est la grande force du mindmapping : offrir tout cela en un coup d’œil !

Relations et limites

a) Relations : montrer les liens entre deux éléments séparés

Les relations – encore appelées "flèches" – servent à illustrer le lien entre deux éléments séparés, sur deux branches distinctes, par exemple.  Les bons logiciels de mindmapping permettent de modifier le format, la forme, la couleur, l’épaisseur, la forme des extrémités – triangle, boule, carré, diamant, etc.  Elles apportent un supplément d’information en ce qu’elles illustrent des liens entre concepts qui ne seraient pas évident sans cela.

b) Les limites : l’accent sur l’important    

Les limites – ou nuages – sont sans doute l’un des éléments les moins bien compris du mindmapping.  Certains utilisateurs les placent systématiquement sur chacune des branches, sans doute pour obtenir un effet coloré.

En réalité, les limites sont surtout très utiles pour mettre l’accent sur un groupe de concepts particuliers :

• soit parce qu’on veut montrer qu’il s’agit d’un groupe particulièrement homogène.  Par exemple, dans un cours de physique, entourer un groupe de trois causes possibles d’une action-réaction
• soit parce qu’on veut attirer l’attention du lecteur sur quelque chose d’important : dans une carte de gestion de projet, par exemple, on peut créer une limite autour de certaines actions urgentes et compléter par un titre du genre "à réaliser en priorité".

Le fait d’utiliser des limites partout dilue leur potentiel d’information : si tout est important, plus rien ne l’est…

c) Les accolades : résumer le contenu des branches précédentes

Les accolades ne sont pas présentes dans tous les logiciels.  XMind les propose avec la possibilité de les personnaliser via son éditeur de styles.  Elles sont très utiles pour résumer le contenu de deux ou plusieurs branches.

Accolades sur XMind

C’est dommage que beaucoup de logiciels de mindmapping ne proposent pas ce type de dispositif pourtant extrêmement pratique…

d) Les notes écrites et audio : du texte et des commentaires

Les notes écrites permettent de s’épancher : je sais à quel point il est difficile pour certaines personnes de se limiter aux mots-clés dans leurs mindmaps.  La note écrite peut être l’occasion d’en dire plus sous forme de phrases linéaires.

C’est aussi l’occasion de donner une explication, d’inclure un texte déjà rédigé dans une carte qui constitue la structure d’un document à rédiger.  De cette façon, lorsque vous exporter vers un logiciel de traitement de texte, le contenu de votre note devrait figurer en bonne place dans le document.

 Les notes audio sont également très pratiques si vous devez commenter le travail d’un collègue.  C’est parfois plus sympa et plus "naturel" d’entendre un collègue vous demander de compléter une partie de sa carte par note audio…  Dans iMindMap, les notes audio sont intégrées dans votre présentation et peuvent devenir le son de la vidéo qui en résulte.  Une excellente idée !

e) Les hyperliens : l’accès à des sources externes

L’intégration des hyperliens dans les cartes mentales est également une fonction très importante.  Ces derniers permettent d’accéder d’un clic à un site web, un fichier distant ou une autre carte (carte secondaire ou différente).

Tout logiciel de mindmapping digne de ce nom doit inclure cette fonctionnalité.

d) Documents joints

La plupart des logiciels de mindmapping permettent d’intégrer ou d’attacher des documents à votre carte.  De cette manière, le destinataire de la mindmap pourra toujours accéder aux fichiers joints.  iMindMap permet l’inclusion directe d’une feuille de calcul au sein d’une branche.

L’importation : faire entrer le monde dans votre carte

Les logiciels de mindmapping ne devraient pas travailler de manière isolée.  Mais au contraire, ils devraient vous donner l’opportunité de communiquer avec le monde extérieur.

C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel qui permette l’importation d’un maximum de documents externes.  De cartes en provenance d’autres logiciels de mindmapping, bien entendu, mais pas seulement.  De plus en plus de logiciels importent des données depuis Word, Libre Office ou Open Office, Excel, Twitter, etc.

Mindmeister intègre des textes rédigés sous format Txt  : il les transforme en mindmap.  Mindjet inclut des tweets dans certaines de ses fonctionnalités, notamment dans les modules de brainstorming.

L’exportation : partager votre carte avec le monde entier

Dans l’autre sens, il est important que votre carte puisse être partagées avec d’autres mindmappeurs qui n’utilisent peut-être pas le même logiciel que vous.  Mais aussi aux personnes qui utilisent Word, Excel, PowerPoint ou qui désirent lire votre carte sous un format du type PDF.  Ou qui souhaitent intégrer votre carte sous forme d’image BMP dans un document imprimé ou PNG sur une page de site Web.

L’importation et l’exportation sont donc des critères importants du choix de votre logiciel de mindmapping comme je le disais déjà dans mon article "Comment choisir mon logiciel de mindmapping".

La collaboration avec d’autres mindmappeurs

L’évolution d’Internet et en particulier du Web 2.0 a profondément modifié les usages en ligne.

Dorénavant, les internautes ne sont plus de simples consommateurs d’informations : ils en deviennent les producteurs, ou tout au moins, les coproducteurs.  Les entreprises s’intéressent chaque jour davantage au cloud et à ses possibilités de travail à distance.

Le mindmapping n’échappe pas à cette tendance.  Et certains logiciels ont développé de réelles stratégies de collaboration en ligne en temps réel : c’est le cas de Mindjet ou de Mindmeister qui permettent vraiment de travailler en ligne de manière synchrone sur la même carte.

La plupart des autres logiciels ont développé des solutions de travail collaboratif en mode différé.  C’est le cas de XMind qui possède une plateforme où les cartes mentales peuvent être stockées et partagées.  iMindMap offre une solution Cloud qui permet de synchroniser vos cartes sur votre ordinateur de bureau, sur votre PC portable, votre tablette ou votre smartphone, qu’ils soit iOS ou Androïd.  La version 2013 de XMind offre aussi le partage et la synchronisation des cartes sur réseau local.

Cette tendance devrait se renforcer au cours des prochaines années, voire des prochains mois…

Présentation et brainstorming

De nombreux logiciels proposent des modules de présentation : Novamind offre un module basé sur des slides particulièrement fluide et agréable.  iMindMap possède un module unique, paramétrable jusqu’au moindre détail, en trois dimensions et directement exportable vers des vidéos, y compris sur Youtube !  Quand à XMind, il propose un module qui affiche la carte sujet par sujet.

La plupart des bons logiciels de mindmapping offrent également une, voire plusieurs solutions de brainstorming : avec minuteur (XMind), avec styles de brainstorming pré-établis (Mindjet), etc.

Mais ces deux fonctions ne sont pas inhérentes au mindmapping : elles sont des fonctions supplémentaires qui ont parfois fait du tort à la discipline, car de nombreuses personnes finissent par confondre les logiciels de mindmapping avec des softwares de présentation.  Et on ne compte plus les comparaisons avec – voire les assimilations à – PowerPoint, Prezi, etc.

Conclusion

Les logiciels de mindmapping devraient être des outils complets, permettant d’appliquer au minimum ce qu’il est possible d’effectuer à la main.  Et qui proposent, en outre, des outils de productivité.  De réels outils de productivité qui vous permettent de gagner du temps, de mieux structurer vos documents et vos projets, et de mieux organiser vos idées en général.

En-deça de cette définition, appelez votre logiciel comme vous voulez, mais pas "logiciel de mindmapping".  Merci.

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